Digital, online und automatisch: Die DATEV-Lösung „Arbeitnehmer Online“ birgt Vorteile für beide Seiten.
Online-Banking, Online-Shopping, online den Urlaub buchen oder über WhatsApp, Facebook und Co. kommunizieren: Das Internet bestimmt bei sehr vielen Menschen privat den Alltag. Doch schaut man in die Unternehmen, tun sich so einige noch schwer mit der Digitalisierung. „Dabei macht das Rechnungswesen 4.0, also die Digitalisierung der Buchhaltung und des Controllings vieles einfacher“, sagt WW+KN-Gesellschafter und Steuerberater Marcel Radke, der mit seinen WW+KN-Kollegen zahlreiche Firmen bei der Umsetzung der Digitalisierung im Rechnungswesen begleitet. „Ein nächster großer Schritt ist für viele Betriebe die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Vorteile sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bringt und aus unserer Sicht sehr sinnvoll ist“, spricht Radke aus Erfahrung. WW+KN hat die Online-Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits seit einigen Jahren selbst im Einsatz.
Dagegen lassen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsdokumente noch als Papierausdruck zukommen. Die digitale Variante erleichtert jedoch den Austausch der Lohn- und Gehaltsdokumente und ist zum Beispiel über die DATEV-Lösung „Arbeitnehmer Online“ möglich. „Die meisten unserer Mandanten machen genauso wie viele andere Unternehmen ihre Lohnabrechnungen ohnehin mit DATEV und brauchen sich daher gar nicht groß umzugewöhnen“, erklärt WW+KN-Geschäftsführer und Steuerberater Matthias Winkler. Seinen Angaben zufolge werden rund 28 Prozent aller Lohnabrechnungen in Deutschland jeden Monat mit DATEV-Software erstellt.
Deutlich weniger Aufwand
Über das Online-Portal können die Firmen ihren Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsdokumente wie die monatliche Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und den Sozialversicherungsnachweis online in einem persönlichen Account zur Verfügung stellen. Damit haben die Firmen keinen Aufwand mehr mit der Verteilung der monatlichen Abrechnungen, die nun automatisch in das Portal eingespielt werden. Sie sind unabhängig von Postlaufzeiten und sparen sich Druck- und Kuvertierkosten. Zusätzlich müssen keine ausgedruckten Dokumente mehr in Ordnern abheftet und jahrelang aufbewahrt oder in der Archivkammer gesucht werden, wenn mal etwas fehlen sollte. Das wiederum bedeutet Zeit-, Kosten- und Platzersparnis. Zusätzlich können Firmen über die Online-Lösung ihren Mitarbeitern aktuelle und individuelle Hinweise direkt bereitstellen.
Stellt ein Unternehmen auf „Arbeitnehmer Online“ um, garantieren laut DATEV unterschiedliche Zugangsverfahren, dass stets nur der jeweilige Mitarbeiter auf seine eigenen Daten zugreifen kann. So gibt es die Möglichkeit, das Portal per SMS-TAN über ein Mobilfunkgerät zu nutzen oder der Mitarbeiter weist sich mit dem neuen digitalen Personalausweis aus. Wollen Mitarbeiter ihre Abrechnungen künftig online einsehen, muss sie die Firma für das Portal freischalten und anschließend muss sich jeder Mitarbeiter selbst registrieren.
Alles überall griffbereit
„Ist das passiert, können die Angestellten jederzeit von jedem Ort aus ihre Lohn- und Gehaltsdokumente einsehen, herunterladen und bei Bedarf ausdrucken“, so Winkler, der auch auf die 10 Jahre andauernde Online-Verfügbarkeit der Unterlagen bei bestehendem Zugang verweist. „Das bedeutet, es gehen keine Dokumente verloren. Mitarbeiter müssen also nicht erneut Belege vom Arbeitgeber anfordern, falls mal etwas sein sollte“, hebt Winkler eine weitere entscheidende Entlastung für beide Seiten hervor.
Beim Wechsel des Arbeitgebers sollte eines jedoch unbedingt berücksichtigt werden: „Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, beendet der Arbeitgeber in der Regel den Zugang zum Online-Portal, da dieser an die Firma gekoppelt ist“, nennt Radke einen wichtigen Punkt. In diesem Fall sollte der Mitarbeiter rechtzeitig alle seine Dokumente sichern. „Empfehlenswert wäre es, wenn die Firmen ihre ausscheidenden Mitarbeiter darauf noch einmal ganz gezielt hinweisen“, so Radke. Gleichzeitig habe jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seinen Zugang zum Online-Portal eigenständig zu löschen.
Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht selbst durchführen, sondern ausgelagert haben, können genauso auf die digitale Variante umstellen. Dabei sind ihnen sicherlich das jeweilige Lohnbüro oder die im Rechnungswesen 4.0 erfahrenen Steuerkanzleien als Sparringspartner behilflich.
