„Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen“ lautet ein dem ehemaligen BMW-Vorstandsvorsitzenden Eberhard von Kuenheim zugeschriebenes Zitat.
Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist diese Weisheit für mittelständische Unternehmen aktueller denn je. „Firmen, die schon heute auf Digitalisierung setzen, haben teils enorme Wettbewerbsvorteile und bauen diese schnell weiter aus“, stellt WW+KN-Steuerberater Marcel Radke in seiner täglichen Arbeit fest und prognostiziert: „Betriebe, die sich der digitalen Veränderung verschließen oder nur zögernd handeln, werden schon bald zu den Verlierern gehören“. Nach Industrie 4.0 rückt jetzt auch zunehmend Rechnungswesen 4.0 in den Fokus. Richtig umgesetzt bedeutet Digitalisierung auch in der Buchhaltung eine Effizienzsteigerung und deutliche Qualitätsverbesserung. In der Buchhaltung ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oftmals der erste Schritt, da dort viele analoge Dokumente wie Belege, Journale, Rechnungen und Listen verarbeitet und erzeugt werden. Bei Einsatz eines DMS können die Verteilung, der Zugriff und die Verarbeitung ansonsten physischer Belege automatisiert werden. Zahlreiche weitere Systeme bauen dann auf dieser digitalen Basis auf.
Digitale Schätze suchen
Mit der fortschreitenden Verfügbarkeit digitaler Daten genießen automatisierte Lösungen immer größere Vorzüge. Im Rechnungswesen 4.0 gilt es, die ökonomisch sinnvoll digital umsetzbaren Aufgaben zu lokalisieren, also die Schätze zu bergen, manuelle Vorgänge zu automatisieren und künftig mit integrierten Systemen abzubilden. Der Informationsaustausch erfolgt über Schnittstellen und Erkennungssysteme. Die Anforderungen für eine erfolgreiche Digitalisierung sind für alle Aufgaben jeweils identisch. Die zu verarbeitenden Daten müssen digital vorhanden oder auf einfache Weise zu digitalisieren sein.
So werden Ausgangsrechnungen beispielsweise nicht mehr gedruckt, sondern digital an den Empfänger geschickt und automatisch in die Buchhaltung übergeben. Eingangsrechnungen werden digital angenommen oder beim Posteingang digitalisiert, damit Erkennungssysteme entweder eine vollständig automatisierte Verbuchung vornehmen oder zumindest Buchungsvorschläge unterbreiten können.
Daten aus dem Online-Banking werden direkt in die Buchhaltung eingespielt und mittels Lerndateien möglichst viele Vorgänge automatisch verbucht. Mitarbeiter erfassen ihre Stunden und Reisekosten elektronisch und geben diese Daten gleich in die Lohn- und Finanzbuchhaltung und an das Zahlungssystem weiter. Daten werden mit Banken, Behörden, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern elektronisch über Schnittstellen ausgetauscht, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
„Das Rechnungswesen 4.0 ermöglicht deutlich zeitnahere Reportings und Monatszahlen als bei analoger Belegverbuchung“
sagt WW+KN-Steuerberater Matthias Winkler.
Digitaler Sparrings-Partner
Im Zuge der Digitalisierung kommt dem Steuerberater bei mittelständischen Unternehmen eine zentrale Rolle zu. Aufgrund seiner Einblicke und Erfahrungen kann er seine Mandanten als Impulsgeber und Sparrings-Partner bei der Umsetzung des Rechnungswesens 4.0 begleiten. Ferner ist der Buchhaltungsbereich eine zentrale Säule vieler Steuerkanzleien, weshalb diese sich schon früh auf digitale Anwendungen konzentrieren mussten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Basis für viele Steuerberater bietet dabei die Anwendung „Unternehmen online“ von DATEV, welche den digitalen Belegaustausch mit dem Mandanten ermöglicht und Vorerfassungen in Kassen sowie Warenwirtschaftssystemen zulässt.
„Wir als WW+KN gehen über diese reine Outsourcing-Lösung hinaus“, erklärt Geschäftsführer Winkler und ergänzt: „Mittelständische Firmen mit eigener Buchhaltungsabteilung übermitteln uns monatlich ihre elektronischen Daten. Wir ergänzen und analysieren diese Werte, um darauf aufbauend fundierte Reportings und konsolidierte Auswertungen zu erstellen.“ Die von WW+KN erstellten Reportings haben dabei die Qualität eines Monatsabschlusses, auf dessen Basis die Firmenleitung aktuell Entscheidungen treffen kann. Ferner gibt WW+KN die Daten an Gesellschafter und Banken weiter. Bei Banken nutzt die Kanzlei als Pilotprojekt den Datenaustausch mit dem digitalen Finanzbericht, mit dem Kreditinstitute Kundendaten elektronisch einlesen und so Medienbrüche vermeiden können. “Wenn die Bank schneller und leichter noch solidere Daten des Kunden auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis erhält, kann sich die Digitalisierung auch noch vorteilhaft auf Kreditkonditionen auswirken und so sogar das Unternehmensergebnis verbessern“, macht Winkler klar.
